ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET PROCÈS-VERBAL

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NOTICE DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET DU PROCÈS-VERBAL

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L’Assemblée générale est un organe collégial qu’on rencontre traditionnellement dans l’organisation des associations loi 1901 et loi 1908 (Alsace Moselle) aux côtés du conseil d’administration et du bureau.

QU’EST CE QU’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ?

L’Assemblée générale est une instance qui regroupe l’ensemble des membres de l’association. Cependant, les statuts peuvent déterminer librement les personnes autorisées à participer aux assemblées (même des  non-adhérents).

L’Assemblée permet d’adopter les décisions importantes concernant la vie de l’association, sauf si les statuts ont désigné un autre organe de délibération.

L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EST-ELLE OBLIGATOIRE ?

Dans certains cas, la réunion d’une assemblée générale est obligatoire :

1. Avant la création de l’association

Une assemblée générale constitutive doit être réunie par les personnes fondatrices de l’association pour pouvoir déclarer l’association loi 1901 à la préfecture ou de inscrire l’association loi 1908 au registre des associations. En effet, la copie du procès-verbal correspondant et dûment régularisé doit impérativement être jointe au dossier de création de l’association. 

2. Lors de modifications

 

Au cours de la vie associative, des changements peuvent affecter le nom, l’objet, le siège social, l’adresse de gestion de l’association ou concerner sa dissolution.

Il résulte de l’article 9 de la loi 1901 que En cas de dissolution volontaire, statutaire ou prononcée par justice, les biens de l’association seront dévolus conformément aux statuts ou, à défaut de disposition statutaire, suivant les règles déterminées en assemblée générale”.

Par conséquent, une assemblée générale doit être réunie et la délibération doit être transmise à la préfecture ou au Tribunal compétent, s’agissant des associations loi 1908.

3. En cas de circonstances exceptionnelles et/ou statutaires


La convocation d’une assemblée générale s’impose si les dispositions des statuts de l’association l’imposent et/ou en cas de circonstances exceptionnelles, notamment :


-Approbation des comptes annuels
-Désignation ou révocation d’un dirigeant
-Exclusion d’un membre
-Acquisition ou vente d’un bien immobilier
-Demande d’un agrément ou d’une subvention
-Demande de reconnaissance d’utilité publique
-Mise en œuvre d’une action en justice au nom de l’association

QUELLES DIFFÉRENCES ENTRE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE ET EXTRAORDINAIRE ?

L’Assemblée générale ordinaire (AGO) a habituellement compétence pour examiner les affaires courantes de l’association (vote du quitus, du budget de l’exercice suivant, élection et renouvellement des dirigeants, exclusion de membres…), sauf dispositions statutaires contraires. 

En revanche, l’Assemblée générale extraordinaire (AGE) est compétente pour délibérer sur des questions importantes (modifications des statuts, dissolution de l’association…). Il a été ainsi jugé que seule une AGE, investie d’une plénitude de pouvoir, a le pouvoir de modifier substantiellement les règles de fonctionnement de l’association (Cassation, chambre civile 1, 14 octobre 2015, n° 14-23.471).

LA CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Dans certaines circonstances et sauf interdiction posée par les statuts ou le règlement intérieur, il est possible de réunir spontanément une assemblée générale sans convocation préalable. Cependant, il est généralement nécessaire de procéder à la convocation de l’assemblée.

1. Modalités de convocation

La forme et les modalités de la convocation à l’assemblée générale doivent respecter les statuts. A défaut, la convocation pourrait être jugée irrégulière et annulée (Cassation, chambre civile, 27 février 2013).

A défaut de précision statutaire ou réglementaire, il revient généralement au Président ou à un membre du bureau (secrétaire ou trésorier) de préparer et de notifier les convocations (par courrier postal ou électronique ou même par voie d’affichage). Ce dernier pourra être désigné comme “Président de séance” chargé de diriger les débats au cours de l’Assemblée.

En outre, même si aucun délai de convocation n’est prévu, il convient d’observer un délai raisonnable entre la date de la réception de la convocation et le jour de la réunion (usuellement entre 8 et 15 jours).

2. Contenu

La convocation a pour but d’informer les membres de l’association ou les personnes invitées à participer, notamment :

-des coordonnées de l’association concernée
-de l’identité de l’auteur de la convocation et l’instance appelée à délibérer (AGO, AGE, conseil d’administration…)
-du lieu, de la date et de l’heure de la réunion
-de l’ordre du jour, c’est-à-dire des questions qui seront débattues et votées lors de l’assemblée générale ainsi que des documents joints.    (Cet ordre du jour doit être suffisamment précis pour une bonne compréhension de la portée des décisions à prendre.)

LA TENUE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

En général, l’assemblée générale se réunit une fois par an et chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige. Cependant, les textes n’imposent aucune périodicité. Il convient donc de se référer aux modalités figurant éventuellement dans les statuts.

1. Quorum 

Même si ce n’est pas imposé par la loi, les statuts peuvent fixer des règles de quorum. Il s’agit d’un nombre ou pourcentage minimum de participants dont la présence ou la représentation est requise pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer. 

Le quorum traduit le plus souvent une volonté démocratique pour éviter qu’une petite fraction ne puisse prendre seule des décisions parfois importantes.

Cependant, cette exigence peut être source de difficultés lorsque le quorum n’est pas atteint.

2. Mode de scrutin

Les délibérations de l’assemblée générale sont adoptées suivant le mode de scrutin déterminé dans les statuts. A défaut, le président de séance déterminera avec l’accord des membres le mode de scrutin : 

vote à main levée ; cela signifie que seuls lèvent la main les votants qui sont pour l’adoption de la délibération qui leur est soumise. 
vote à bulletin secret.
vote par correspondance ou à distance (sous réserve qu’il ait été prévu par les statuts).
vote par procuration, c’est-à-dire qu’un votant indisponible peut confier à une autre personne (mandataire) le pouvoir de voter à sa place le jour du scrutin. 

Il est d’usage d’annexer un formulaire de procuration à la convocation à l’assemblée générale. 

3. Adoption des résolutions

Pour qu’une décision soit adoptée, il faut qu’un nombre minimum de voix soit recueilli, conformément aux règles de majorité fixées par les statuts.

Plusieurs types de majorité peuvent se rencontrer, en fonction de l’importance des décisions à prendre :

Majorité simple ou relative : la décision est adoptée lorsque les votes favorables l’emportent sur les votes “contre”, quelque soit le nombre de voix
Majorité absolue : la résolution doit obtenir au moins la moitié des voix plus une.
Majorité renforcée ou qualifiée (surtout utilisée dans le cadre des AGE) : elle requiert les 2/3 ou les 3/4 des suffrages.
Unanimité : elle doit être réservée aux décisions particulièrement importantes (par exemple: modification de l’objet de l’association), sous peine d’entraver le bon fonctionnement de l’association.

LE PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Il est d’usage d’établir un procès-verbal (PV), accompagné d’une feuille de présence signée par chaque personne présente. Ce document est parfois imposé par les statuts. Il a pour objet de retranscrire les délibérations adoptées et d’attester de la réalité et de la régularité du déroulement de l’assemblée. 

 

Outre les éléments résultant de la convocation, y figurent les informations suivantes:  

  • identité des membres présents ou représentés 
  • nom du président et du secrétaire de séance
  • résumé des débats, des interventions et des éventuels incidents de séance 
  • texte des délibérations soumises au vote ;
  • résultat des votes 
  • heure de clôture de la séance 
  • nom et qualité des signataires du PV (en général, le Président et le Secrétaire)

En cas de contestation, le PV pourra servir de preuve quant à la conformité des points suivants :

  • ordre du jour. Sauf exceptions, seules sont valables les résolutions prises par l’assemblée générale sur les points inscrits à l’ordre du jour. La séance ne sera levée que lorsque l’ordre du jour sera totalement épuisé.
  • quorum (éventuel) et conditions de majorité 
  • formalités exigées par les textes
EN BREF

L’organisation et la tenue d’une Assemblée générale d’association requiert le respect d’un certain nombre de conditions de fond et de forme.

Il est notamment important de procéder à la convocation de l’assemblée générale en vue du vote des résolutions programmées ainsi qu’à la rédaction du procès-verbal correspondant.

GAME AND RULES met à votre disposition des modèles de ces documents qui vous offrent un cadre juridique suffisant et conforme à la loi en vigueur.

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